File Doc - Die Lösung für Ihren Aktenbestand

Rhenus FileDoc macht Aktenbestände fit für das 21. Jahrhundert: Wir digitalisieren Kreditakten, Vertrags- und Personalakten und alle anderen Dokumente aus Ihrem Archiv - sowohl mit einem Projekt zur Bestandsdigitalisierung als auch laufend im so genannten Scan-on-Demand-Prozess.

Digitale Akten schaffen ein Maximum an Transparenz und Flexibilität. Elektronisch gespeicherte Dokumente vermeiden Redundanzen und erleichtern die Rückverfolgung. Sie reduzieren den Platzbedarf, die Transport- und Lagerkosten sowie die Recherchezeit, weil digitalisierte Informationen schnell und verlustfrei über Netzwerke transportiert werden können. Bestandsakten enthalten häufig sensible Informationen, deshalb sorgt Rhenus FileDoc dafür, dass der Zugriff den vom Kunden autorisierten Personen vorbehalten bleibt.

Die Digitalisierung Ihres Archivs bietet Gelegenheit, Bestände zu überprüfen, zu bereinigen und die Inhalte der Akten in eine einheitliche, standardisierte Struktur zu überführen. Auf Wunsch analysieren wir gemeinsam mit Ihnen die Aktenstruktur und erarbeiten dann die passende Lösung hinsichtlich Dokumentenarten, Dokumentengruppen und Registern.

FileDoc bedeutet Full Service während des gesamten Prozesses: Wir verpacken Bestandsakten, holen sie ab, bereiten sie für die Digitalisierung auf und lesen sie per Einzugs- und Flachbettscanner ein. Images und Indexinformationen übertragen wir so, dass Ihr Unternehmen die Daten mit minimalem Aufwand nutzen kann. Wir beherrschen verschiedene Verarbeitungsmethoden, etwa die Trennung und automatische Erkennung von Schriftstücken. Während der Verarbeitung erfasst unsere Auftragsdatenbank jede Bewegung einer Akte, sodass alle Dokumente permanent per „Track & Trace“ auffindbar sind. Die gesamte Verarbeitung ist damit revisionssicher – das bestätigen regelmäßige Audits. Die Datenhaltung erfolgt redundant.

Optimal lassen sich elektronisch gespeicherte Bestände über ein individuell angepasstes digitales Dokumentenarchiv (DMS) nutzen. So kann beispielsweise die Kontrolle von Fristen und Laufzeiten im Vertragsmanagement verbessert werden. In ein solches System müssen Sie nicht selbst investieren – Sie können es optional von Rhenus mieten.

Unsere langjährige Erfahrung mit der Digitalisierung von Aktenbeständen haben wir für eine Reihe von Standarddokumenten in maßgeschneiderte Lösungen umgesetzt. Eine Auswahl stellen wir hier vor.

Digitale Personalakten

Ihre Personalabteilung erhält eine digitale Ablage für mitarbeiterbezogene Dokumente, die von jedem Berechtigten entsprechend seiner Rolle im Unternehmen eingesehen werden kann. Jede Änderung wird protokolliert, inkonsistente und schlecht gepflegte Akten gehören damit der Vergangenheit an. Die Digitalisierung leistet hier einen Beitrag zum effektiven Personalmanagement.

Digitale Vertragsakten

Die elektronische Erfassung von Vertragsakten beschleunigt die Bearbeitung und erleichtert die Aktualisierung. Außerdem können alle an einem Vorgang beteiligten Mitarbeiter parallel auf die jeweilige Akte zugreifen und haben dadurch denselben Informationsstand – so lassen sich gesetzliche und interne Vorschriften sowie Fristen leichter einhalten.

Digitale Kreditakten

Die Digitalisierung von Kreditunterlagen stellt höchste Ansprüche. Ein Grund: Die Akten enthalten häufig Dokumente verschiedener Größe vom Standardbrief bis zur großformatigen Bauzeichnung, die einzeln am Flachbettscanner eingelesen werden müssen. Rhenus hat hier umfassende Erfahrungen gesammelt. Wir haben für renommierte Bankhäuser Großprojekte mit Tausenden, Zehntausenden und Hunderttausenden von Akten realisiert – reibungslos und unter strengsten Sicherheitsvorkehrungen.