InDoc - Die Lösung für Ihren Posteingang
Rhenus InDoc steht für die automatische Dokumentenverarbeitung im Posteingang. Wir verarbeiten beispielsweise Rechnungen, Frachtdokumente, Bestellungen, Bewerbungen, Verträge, Anträge und Kundenanschreiben. Unsere Posteingangslösungen integrieren analoge und digitale Abläufe inklusive Validierung und Archivierung.
Die Rhenus-Dokumentenfabrik gewährleistet den revisionssicheren Umgang mit Ihrer Eingangspost. Deshalb wird der laufende Posteingang in einem Rhenus-Dokumenten-Center bearbeitet. Wir richten ein Postfach für Ihre Dokumente ein oder holen sie in Ihrem Hause ab, sortieren, klären eventuelle Sonderfälle und bearbeiten Irrläufer. Anschließend bereiten wir die Schriftstücke für die Digitalisierung vor. Bei der Digitalisierung können wir Klartext per Optical Character Recognition (OCR) auslesen und Plausibilitäten prüfen. Anhand der ausgelesenen Informationen klassifizieren wir die Dokumente. Die Schriftstücke werden automatisch oder manuell indiziert. Anschließend stellen wir Images und Indexinformationen im von Ihnen gewünschten Format und auf dem vorab vereinbarten Übertragungsweg zur Verfügung.
Mit InDoc gewinnen Sie Qualitätsvorteile und verbessern die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten. Denn mit Hilfe digitalisierter Dokumente können autorisierte Mitarbeiter Anfragen noch gezielter bearbeiten – nicht nur an ihrem Arbeitsplatz. Kurz: InDoc leistet einen spürbaren Beitrag zur Stärkung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit.
Für eine Reihe von Standarddokumenten haben wir spezielle Lösungen entwickelt. Zwei Beispiele stellen wir im Folgenden vor.
Eingangsrechnungen
Die Digitalisierung von Lieferantenrechnungen beschleunigt die Bearbeitung wesentlich: Alle beteiligten Stellen können parallel und damit deutlich schneller auf ein Dokument zugreifen, Irrtümer werden vermieden. Rhenus garantiert die zügige Bearbeitung der Dokumente und stellt so die Weichen für die konsequente Einhaltung von Fristen. Wir lesen den Lieferantennamen, Rechnungs- und Kundennummer, Datum, Brutto- und Nettobetrag sowie die Bankverbindung aus und prüfen die Daten gegen Ihre Lieferanten- und Bestelldaten. Alle Angaben können wir direkt an die Datenverarbeitung Ihres Unternehmens übergeben.
Digitale Frachtdokumente
Digitale Frachtdokumente stellen Ihnen alle relevanten Informationen bereits am Prozessanfang zur Verfügung. Sie erhalten dadurch mehr Kontrolle über Ihre Lieferungen, beschleunigen die Bearbeitung von Frachtdokumenten und reduzieren die Fehlerhäufigkeit. Der Ausbau in Richtung Rechnungsdruck mit Anlagen ist möglich.
