TotalDigital - Die Lösung für Ihr Archiv
Mit Rhenus TotalDigital erhalten Sie ein komfortables, individuell gestaltbares Online-Dokumentenarchiv (DMS), ohne dass Sie Anschaffungskosten tragen und Kapital binden müssen. Für die Einführung und den laufenden Betrieb können wir den Erfolg garantieren – denn wir sind Spezialisten in diesem Bereich und haben in vielen erfolgreich umgesetzten Projekten umfassende Erfahrungen gesammelt.
Ihre Dokumente werden nach der Digitalisierung oder direkt aus Ihren Unternehmenssystemen in TotalDigital eingespielt. Wir archivieren die Schriftstücke revisionssicher auf verschiedenen optischen Medien.
Ihre Mitarbeiter greifen per Internet-Browser oder über eine direkte Schnittstelle auf das Archiv zu. Die Verbindung wird durch Verschlüsselung gesichert. Die Bereitstellung der Dokumente erfolgt über den gesamten Vertragszeitraum oder bis zum Ende der – meist zehnjährigen – Aufbewahrungsfrist.
Angesichts des raschen technologischen Wandels birgt ein auf langfristig zuverlässigen Betrieb ausgelegtes Archiv für das einzelne Unternehmen eine Reihe von Risiken. Die nehmen wir Ihnen ab: Die wirtschaftliche und organisatorische Verantwortung für die Migration auf neue Systeme, für Upgrades und Erweiterungen liegt bei uns. Daher benötigen Sie kein eigenes Personal für die Systempflege.
Unser Digitalarchiv bietet Ihnen absolute Kalkulationssicherheit, weil wir auf der Basis eines Fixpreises pro Dokumentenseite oder pauschal abrechnen.
Offen für Hybrid-Lösung
Parallel zu TotalDigital können wir Ihre physischen Archivbestände in einer unserer speziell ausgerüsteten Anlagen unterbringen. So entsteht ein Hybrid-Archiv, das Sie und Ihre Mitarbeiter ebenso komfortabel nutzen können wie eine rein digitale Ablage. Der Zugriff erfolgt über einen Internet-Browser und eine verschlüsselte Verbindung, die Suchmaske passen wir an Ihre individuellen Erfordernisse an. Die Suchfunktion erfasst das digitale und das physische Archiv gleichermaßen, die Treffer werden schnell und übersichtlich angezeigt. Die Trefferliste lässt sich nach verschiedenen Kriterien sortieren, ein Ampelsystem gibt Auskunft über die Verfügbarkeit einer Akte.
Zusatzmodule für das Vertragsmanagement ermöglichen die Kontrolle von Fristen und Laufzeiten und beinhalten eine Wiedervorlagefunktion. Auch der Versand von ausgehenden Dokumenten kann nachverfolgt werden. Unter dem Strich erhalten Sie ohne eigene Investitionen ein zukunftssicheres Online-Dokumentenarchiv, mit dem Sie heutige Aufgaben exzellent lösen und auf neue Herausforderungen bestens vorbereitet sind.
